Prima săptămână de la implementarea mecanismului de normare a activității în instanțe a evidențiat variații în gradul de preluare a dosarelor noi. Conform datelor centralizate de Consiliul Superior al Magistraturii, curțile de apel au înregistrat un grad de preluare de 97,6%, în timp ce la judecătorii acest procent a fost de 94,3%. Cele mai scăzute cifre au fost înregistrate la nivelul tribunalelor, unde rata de preluare a dosarelor noi a ajuns la 88,3%.
Noua procedură, care a intrat în vigoare la data de 15 septembrie, reglementează gestionarea activității în funcție de capacitatea de procesare a fiecărei instanțe. Această capacitate de referință este calculată pe baza numărului de judecători disponibili pentru fiecare unitate judecătorească. Astfel, repartizarea cauzelor noi se face în limitele numărului de dosare pe care instanța le poate judeca efectiv, respectând regulile de transparență și predictibilitate.
Sistemul funcționează prin utilizarea unei aplicații informatice care identifică dosarele ce pot fi repartizate imediat sau cele care trebuie trecute pe o listă de așteptare. În cazul în care numărul de dosare depășește capacitatea zilnică, restul cauzelor sunt plasate în așteptare, fiind repartizate ulterior după regula FIFO. Dacă înregistrarea dosarelor este mai mică decât norma, diferența de capacitate este reportată în ziua următoare pentru a menține echilibrul.
Pentru a asigura funcționarea optimă a acestui mecanism, CSM și UNBR au decis constituirea unui grup de monitorizare format din reprezentanți desemnați de Secția pentru judecători și de președintele UNBR. Acest grup va analiza periodic problemele apărute în procesul de gestionare a cauzelor și va propune modalități de adaptare a sistemului. Scopul este de a optimiza procedurile de înregistrare și de a asigura o funcționare fluidă a fluxului de lucru.
În cadrul acestui proces, dosarele urgente, stabilite de CSM, beneficiază de o regulă de excepție, fiind repartizate în aceeași zi, chiar dacă depășesc capacitatea. Totuși, acestea sunt contabilizate în norma zilnică, iar dacă numărul lor este prea mare, capacitatea este reportată negativ. CSM subliniază necesitatea completării schemelor de personal auxiliar, precum grefierii și asistenții judecătorilor, pentru a reduce inflația de cauze pe termen lung.
Implementarea acestui mecanism de normare intervine într-un context în care sistemul de justiție încearcă să gestioneze volumele mari de dosare prin limitarea raportului dintre numărul de cauze și numărul de judecători. Această abordare vizează controlul fluxului de lucru și evitarea supraîncărcării instanțelor, prin utilizarea tehnologiei informatice și a unor reguli stricte de repartizare aleatorie a cauzelor în sistemul ECRIS.