Proprietarii care doresc acces la documentele asociației de proprietari trebuie să știe că solicitarea prin e-mail nu este obligatorie pentru conducere. Avocatul Gelu Pușcaș a explicat că legislația actuală nu impune președintelului asociației obligația de a transmite documente sau răspunsuri la contestații prin intermediul poștei electronice. Această clarificare este esențială pentru evitarea neînțelegerilor dintre locatari și reprezentanții asociațiilor de proprietari.
Conform explicațiilor juridice, Legea nr. 196/2018 nu prevede nicio prevedere care să oblige președintele să utilizeze e-mailul pentru comunicarea actelor. Președintele asociației are rolul de a transmite documente și a răspunde cererilor în numele asociației, însă nu există o normă care să impună utilizarea mediului digital. Proprietarii trebuie să verifice statutul asociației sau regulamentul condominiului pentru a vedea dacă există proceduri specifice de comunicare.
Un aspect important este faptul că procesul de transmitere a documentelor prin poșta electronică implică activități suplimentare de gestionare a datelor. Acestea includ căutarea documentelor în arhivă, fotocopierea lor, scanarea și, foarte important, anonimizarea datelor cu caracter personal. Aceste sarcini nu sunt incluse în atribuțiile standard ale președintelui asociației, ceea ce explică de ce nu poate fi considerată o obligație de bază.
În multe cazuri, asociațiile de proprietari au stabilit prin actele proprii că toate solicitările trebuie să fie formulate în scris și semnate de către proprietar. Această procedură este utilizată pentru a confirma identitatea persoanei care înaintează cererea și pentru a asigura validitatea demersului. În astfel de asociații, cererile trimise exclusiv prin e-mail pot fi refuzate sau nu sunt luate în considerare de către conducere.
De asemenea, nu există nicio reglementare legală care să oblige asociațiile de proprietari să dețină o adresă de corespondență electronică pentru comunicare. Deși unii președinți folosesc e-mailul pentru a facilita transparența și ușurința comunicării, aceasta rămâne o alegere de management, nu o obligație de lege. Proprietarii nu pot impune asociației obligații care nu sunt prevăzute în cadrul legislativ actual.
În ceea ce privește dreptul de acces la documente, articolul 28 din Legea nr. 196/2018 este adesea invocat, însă nu toate documentele intră în această categorie. Practica judiciară a arătat că există limite în ceea ce privește accesul la anumite informații. Este recomandat ca proprietarii să verifice informațiile de pe internet înainte de a acționa în instanță, pentru a evita cheltuielile judiciare inutile.