Termenul limită pentru actualizarea codurilor CAEN Rev.3 de către companii a fost prelungit oficial. Companiile care nu au reușit să finalizeze acest proces până la data de 25 septembrie 2026 beneficiază acum de timp suplimentar până la 1 aprilie 2027. Această decizie a fost stabilită prin Hotărârea Guvernului nr. 788 din 1 octombrie 2026, permițând firmelor să verifice corespondența dintre versiunile CAEN Rev.2 și CAEN Rev.3.
În procesul de actualizare, entitățile pot verifica noile coduri atât pentru activitatea principală, cât și pentru cele secundare. Pentru firmele nou-înființate, alegerea codurilor trebuie să se bazeze pe activitățile pe care antreprenorii intenționează să le desfășoare în realitate. În cazul companiilor deja existente, este necesară modificarea codurilor și îndeplinirea formalităților specifice în cadrul Registrului Comerțului pentru a asigura conformitatea cu noua clasificare.
Utilizarea unor coduri necorespunzătoare poate genera probleme serioase la autorizare sau în accesarea anumitor tipuri de finanțări. Dacă neconcordanța este însoțită de desfășurarea unei activități fără autorizările legale necesare, autoritățile pot aplica sancțiuni. Conform Legii nr. 296/2023, art. LVI alin. (4) și (9), dacă fapta constituie o activitate economică ilicită, pot fi aplicate amenzi și confiscarea bunurilor sau a sumelor de bani dobândite prin săvârșirea contravenției.
Noua clasificare CAEN Rev.3, care a intrat în vigoare în ianuarie 2025, utilizează trei metode de organizare: agregarea, detalierea și recodificarea. Agregarea presupune comasarea mai multor coduri vechi într-unul singur, cum este cazul industriei mobilei care a trecut de la mai multe coduri la codul 3100. Detalierea presupune divizarea unui cod vechi în mai multe coduri noi, precum s-a întâmplat cu lucrările de construcții, în timp ce recodificarea atribuie un număr nou fără a schimba domeniul.
Pentru a evita suspendarea activității, care poate fi dispusă dacă legislația specifică domeniului permite, companiile trebuie să asigure o reflectare corectă a obiectului de activitate. „Adaptarea la noile coduri CAEN nu este doar o cerință legală, ci și un pas strategic pentru orice afacere. Ignorarea termenului de conformare poate bloca dezvoltarea companiei, iar acest risc poate fi evitat prin consultanță juridică adecvată”, a declarat Dr. Av. Radu Pavel, Avocatul Coordonator al Societății românești de Avocatură Pavel, Mărgărit și Asociații.
Procedura de modificare poate fi realizată prin depunerea documentelor la oficiul registrului comerțului de pe lângă tribunal sau prin metode alternative. Companiile pot opta pentru depunerea documentelor prin poștă sau online, pe portalul de servicii al ONRC. În cazul utilizării portalului, este obligatorie semnarea documentelor folosind semnătura electronică, asigurând astfel respectarea prevederilor din Legea societăților nr. 31/1990 în procesul de actualizare.